Kako izbjeći duple rezervacije kada sve vodite ručno?
Duple rezervacije su jedan od najvećih problema za male iznajmljivače. Naučite kako ih izbjeći uz jasnu dostupnost, statuse i evidenciju uplata.
Duple rezervacije su jedan od najstresnijih problema za vlasnike apartmana, rent a car operatere, iznajmljivače opreme i male pružaoce usluga.
Jednom gostu ste potvrdili termin preko WhatsAppa. Drugi je zvao telefonom. Treći je došao preko preporuke. Četvrti je pitao za isti termin, a vi niste sigurni da li je prvi stvarno potvrdio.
U takvim situacijama greška se lako desi.
Dupla rezervacija obično nije rezultat nepažnje.
Najčešće je rezultat nejasnog sistema.
Zašto nastaju duple rezervacije
Duple rezervacije najčešće nastaju kada dostupnost nije na jednom mjestu.
Jedna rezervacija je u poruci. Druga je u svesci. Treća je u Excel tabeli. Četvrta je u glavi osobe koja je primila poziv.
Ako morate provjeriti više mjesta prije nego što potvrdite termin, rizik je velik.
Drugi razlog je kašnjenje u ažuriranju. Potvrdite gostu, ali planirate kasnije unijeti rezervaciju. U međuvremenu neko drugi potvrdi isti termin.
Treći razlog su nejasni statusi. Nije isto da li je rezervacija upit, na čekanju, potvrđena, otkazana ili završena.
Ako status nije jasan, termin može izgledati slobodno iako nije.
Imajte jedan glavni pregled dostupnosti
Najvažnije pravilo za izbjegavanje duplih rezervacija je da imate jedan glavni pregled dostupnosti.
To može biti kalendar ili sistem za rezervacije, ali mora biti mjesto koje svi smatraju tačnim.
WhatsApp, telefon, Instagram i preporuke mogu biti izvori upita, ali ne bi trebali biti glavno mjesto gdje se čuvaju potvrđene rezervacije.
Kada rezervacija postane ozbiljna, unesite je u glavni pregled.
Ako nije unesena, nije sigurna.
Ne potvrđujte prije provjere
Vlasnici često žele brzo odgovoriti gostu.
To je dobro, ali brzina bez provjere može stvoriti problem.
Ako niste sigurni da je termin slobodan, nemojte odmah potvrditi. Bolje je napisati: “Provjeravam dostupnost i javljam vam potvrdu.”
Zatim provjerite kalendar.
Ako je slobodno, unesite rezervaciju odmah i tek onda potvrdite gostu.
Ovo pravilo djeluje jednostavno, ali značajno smanjuje rizik od duplih rezervacija.
Koristite jasne statuse rezervacija
Svaka rezervacija treba imati status.
Korisni statusi mogu biti upit, na čekanju, potvrđena, otkazana i završena.
Upit znači da gost pita, ali nije potvrđeno. Na čekanju može značiti da čekate avans. Potvrđena znači da termin treba biti zauzet. Otkazana znači da više ne važi. Završena znači da je usluga obavljena ili boravak završen.
Važno je da vi i svi koji pomažu razumijete šta status znači.
Bez jasnog statusa, ljudi različito tumače isti termin.
Blokirajte termine koji nisu za prodaju
Duple rezervacije ne nastaju samo između dva gosta.
Mogu nastati i kada je termin zauzet zbog održavanja, čišćenja, popravke, vlasničkog korištenja, odmora osoblja ili pripreme usluge.
Ako ti termini nisu blokirani, neko ih može pogrešno prodati.
Zbog toga blokirani termini trebaju biti vidljivi u istom kalendaru kao i rezervacije gostiju.
Ako apartman nije spreman, vozilo je na servisu ili oprema nije dostupna, to mora biti jasno.
Unosite rezervacije odmah
Najsigurniji trenutak za unos rezervacije je odmah nakon potvrde.
Ne navečer. Ne sutra. Ne kada završite razgovore. Odmah.
Ovo je posebno važno za telefonske rezervacije i dolaske uživo jer nemate uvijek pisani trag.
Unesite barem osnovno: ime, kontakt, termin, šta se rezerviše i status.
Detalje možete dodati kasnije, ali dostupnost mora biti blokirana odmah.
Ne miješajte status uplate i status rezervacije
Uplate i rezervacije su povezane, ali nisu isto.
Rezervacija može biti potvrđena, a neplaćena. Može biti na čekanju dok ne dođe avans. Može biti djelimično plaćena. Može biti potpuno plaćena.
Ako nemate jasnu evidenciju uplata, možete pogrešno osloboditi termin ili ga zadržati bez razloga.
Zato treba posebno pratiti koliko je ukupno, koliko je plaćeno i koliko je ostalo.
Zaključak
Duple rezervacije se najčešće dešavaju kada informacije nisu na jednom mjestu.
Da biste ih izbjegli, koristite jedan glavni kalendar, provjerite dostupnost prije potvrde, unesite rezervaciju odmah, koristite jasne statuse, blokirajte nedostupne termine i pratite uplate odvojeno od statusa rezervacije.
Ne treba vam komplikovan sistem.
Treba vam dosljedan sistem.
Kada je dostupnost jasna, manje griješite i sigurnije potvrđujete rezervacije.
Kako Uniset pomaže
Uniset pomaže malim operaterima da vide šta je slobodno, šta je rezervisano, šta je blokirano i šta još treba naplatiti, sve na jednom mjestu.
Česta pitanja
Zašto nastaju duple rezervacije?
Najčešće nastaju zato što su rezervacije razbacane po porukama, tabelama, sveskama i memoriji, umjesto u jednom sistemu.
Kako najbrže smanjiti rizik od duplih rezervacija?
Uvedite pravilo da se svaka potvrđena rezervacija odmah unosi u glavni kalendar ili sistem.
Da li upit treba blokirati termin?
Zavisi od vaših pravila. Ako čekate avans, možete koristiti status “na čekanju” i jasno odrediti koliko dugo termin vrijedi.
Šta treba blokirati osim rezervacija gostiju?
Održavanje, čišćenje, popravke, vlasničko korištenje, nedostupnost osoblja i pripremno vrijeme.
Organizujte rezervacije u jednom mjestu
Uniset pomaže malim operaterima da vode dostupnost, rezervacije, klijente, uplate i dnevne obaveze bez nepotrebnog haosa.
Započnite besplatno